Verwaltungssoftware für den FerienHort

Ausgangslage

Wer Kinderbetreuung organisiert, kämpft selten mit einem Mangel an Engagement, sondern mit Verwaltungsaufwand: Anmeldeformulare, Gruppenlisten, Anwesenheiten, Abrechnung. Beim FerienHort war dafür über die Jahre eine Mischung aus Papier, Tabellen und E-Mail-Ketten gewachsen. Jede Saison bedeutete Mehrarbeit, jede Änderung ein Risiko für Übertragungsfehler.

Lösung

Statt die bestehenden Listen zu digitalisieren, haben wir den Ablauf selbst zur Grundlage gemacht: Ein Analyse-Workshop mit dem Team zeigte, wo Zeit verloren geht und welche Informationen wo gebraucht werden. Darauf aufbauend entstand eine Laravel-Webanwendung, die den kompletten Prozess trägt:

• Anmeldung & Stammdaten: Erfassung ohne Doppeleingaben, mit Historie über die Saisonen.
• Gruppen- & Betreuungsplanung: Wer ist wann in welcher Gruppe, auf einen Blick.
• Abrechnung: Nachvollziehbar aus den tatsächlichen Daten statt aus abgetippten Listen.
• Rollen & Rechte: Verwaltung und Betreuungsteam sehen genau das, was sie brauchen.

Betrieb

Die Anwendung läuft containerisiert auf unserer Infrastruktur in Österreich, inklusive Updates, Backups und Monitoring. Neue Anforderungen aus dem Betreuungsalltag fließen laufend als kleine Ausbaustufen ein, statt sich zu einem Großprojekt aufzustauen.